9 bước cơ bản trong quá trình vận chuyển hàng hóa
Bước 1 – Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển
Đơn vị vận chuyển tiếp nhận yêu cầu và thông tin về loại hàng hóa, thời gian và địa điểm giao nhận từ khách hàng.
Bước 2 – Tư vấn và báo giá
Dựa trên thông tin nhận được, bên vận chuyển tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp và cung cấp báo giá chi tiết.
Bước 3 – Đóng gói hàng hóa
Sau khi 2 bên thống nhất xong chi phí và ký kết hợp đồng, chủ hàng đóng gói hàng hóa theo yêu cầu, đảm bảo đúng quy cách để hàng hóa được an toàn trong quá trình vận chuyển.
Bước 4 – Nhận hàng & kiểm tra hàng hóa
Đơn vị vận chuyển tiếp nhận hàng từ khách hàng và kiểm tra tình trạng hàng hóa, đảm bảo đúng với thông tin được nhận.
Bước 5 – Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Đối với hàng hóa vận chuyển quốc tế, đơn vị vận chuyển sẽ chuyển hàng ra cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu, tùy theo phương thức vận chuyển thỏa thuận trong hợp đồng và tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
Bước 6 – Vận chuyển hàng hóa
Hàng hóa được vận chuyển đến điểm đích thông qua đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.
Bước 7 – Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Để hàng hóa được phép lưu thông nội địa tại quốc gia nhập khẩu, đơn vị vận chuyển hàng hóa hoặc người nhận cần hoàn tất các thủ tục hải quan nhập khẩu tại điểm đến.
Bước 8 – Giao hàng
Hàng hóa được giao đến tay người nhận theo đúng địa chỉ và thời gian đã cam kết. Người nhận kiểm tra và ký xác nhận hàng hoá nhận được nguyên vẹn, không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Bước 9 – Thanh toán & kết thúc hợp đồng
Các bên liên quan tiến hành hoàn tất thanh toán và kết thúc hợp đồng vận chuyển.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển
Loại hàng hóa và đặc tính của chúng
Đặc tính của từng loại hàng hóa vận chuyển có ảnh hưởng trực tiếp đến các công đoạn trong quá trình vận chuyển. Cụ thể:
- Hàng dễ vỡ: Cần được đóng gói cẩn thận với vật liệu bảo vệ như bọt biển, giấy bọt khí và vận chuyển bằng phương tiện có hệ thống giảm chấn tốt.
- Hàng nặng: Yêu cầu phương tiện có khả năng chịu tải cao như xe tải hạng nặng hoặc tàu biển. Ngoài ra, mặt hàng này còn cần có thiết bị nâng hạ chuyên dụng khi vận chuyển.
- Hàng nguy hiểm: Phải tuân thủ các quy định an toàn nghiêm ngặt, bao gồm đóng gói đặc biệt, dán nhãn cảnh báo và vận chuyển bằng phương tiện được cấp phép, có biện pháp phòng ngừa sự cố.
Phương tiện vận chuyển
Phương tiện vận chuyển có tác động không nhỏ đến quá trình vận chuyển hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian, chi phí và độ an toàn của hàng hóa.
Các loại phương tiện khác nhau như tàu biển, máy bay, xe tải có tốc độ, chi phí và khả năng tiếp cận khác nhau. Máy bay là phương tiện vận chuyển nhanh nhất nhưng chi phí cao, trong khi tàu biển tối ưu chi phí cho khối lượng hàng hóa lớn nhưng lại mất nhiều thời gian vận chuyển hơn.
Ngoài ra, sự linh hoạt trong lộ trình và thời gian giao hàng cũng khác nhau giữa các phương tiện. Việc lựa chọn phương tiện phù hợp không chỉ đảm bảo quy trình vận chuyển hiệu quả mà còn tối ưu chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.
Quãng đường và thời gian vận chuyển
Khoảng cách vận chuyển xa thường yêu cầu phương tiện lớn hơn và chi phí cao hơn. Do đó, cần tính toán kỹ lưỡng để tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.
Ngoài ra, vào mùa cao điểm hoặc dịp lễ Tết, việc vận chuyển cũng có thể gặp khó khăn do tắc nghẽn giao thông và chi phí tăng. Mặt khác, tình trạng đường xá, thời tiết và các yếu tố bên ngoài khác cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian và an toàn trong quá trình vận chuyển.
